当越来越多企业开始尝试电子会计档案时,一个奇怪的现象出现了——一部分企业购买了电子会计档案,却“买而不用”,要么回到原始的传统会计档案管理状态,要么进入更加痛苦的状态——电子一套、实物一套的“双轨制+双套制”阶段,企业上线电子会计档案,却无法发挥其真正价值。
这也因企业在落地电子会计档案过程中,遇到了许多关键冲突:比如线上档案和线下档案双重并发,工作量反而变得更大了;上了电子会计档案之后,财务如何审核,如何整理归档,未来如何配合审计稽查或档案调阅,实物档案如何处理等等。这不仅意味着企业应做好充足转型准备,同时更凸显了企业从费控、报销到会计档案管理转型的重要性。
作为企业财务数字化转型中的重要一环,电子会计档案要真正可落地并发挥价值,就不应单独存在,而是贯穿从企业业务、财务,到税务、资金及档案管理的全链路中,通过自定义业务模型和低成本可视化配置的集成平台,帮助企业更好适应数字化产业管理、更好完成数字化产物的存储,最终帮助企业更好承接所有数字化转型的成果。基于合思·易快报L4级无需报销解决方案的全链路支撑,合思·易会档在档案存储环节能够更好助力企业财务数字化。
01夯实企业全链路发展,合思·易会档有何不同?
依照“无需报销分级标准”,合思·易快报率先实现了“消费+费控报销”两条腿走路,是业内引领性做到从申请、预算、消费、报销、对账、记账、归档、报表全链路处于L4阶段的费控报销服务供应商,通过无需报销解决方案实现聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、数据归档的费用支出全链路数字化闭环。
全链路打通后,合思·易会档可实现财务档案全量数字化,数据流转更完善、智能采集更精准、档案调取/利用更丝滑、数据更完整透明,通过自动获取原文件、拉取元数据,智能组装,减少了财务档案采、制、存、用全场景工作的复杂程度,也规避了档案风险,达成企业财档案管理工作中“降本增效”的目标,实现真正的“无需归档”。
基于此,合思·易会档全面解决了企业会计档案管理的最核心诉求——“应收尽收”,先后将费用支出类档案和收入类档案分批、分阶段、分类型逐步实现“单轨制&单套制”转型,使得企业在电子会计档案落地过程中有法可依、有据可依、有管理制度可依,避免档案存储介质变革产生的管理阵痛,让企业从传统纸质会计档案进入到电子会计档案过程无缝对接、过渡顺利。
作为行业内领先的全链路L4级无需报销解决方案供应商——合思·易快报旗下核心产品之一,合思·易会档基于无需报销解决方案的全链路支撑,在档案存储环节能够更好承接企业数字化全面转型的结果,助力企业财务全面数字化。
在合思·易会档的用户生态中,已落地合思·易快报费控报销系统的企业,增加合思·易会档这一电子会计档案管理平台,可全维实现从聚合消费、费用报销、导入验票、智能审批、自动支付、财务记账、数据归档全流程智能化体验;从合思·易会档开启数字化档案体验的企业,电子会计档案进入时可通过合思·易快报无需报销解决方案的全链路经验倒推补足其他环节,获得更全维、更深层的数字化转型助力。
在合思·易会档负责人柴晓男看来,电子会计档案应贯穿企业财务数字化转型全链路,基于合思·易快报全链路L4级费控报销能力,合思·易会档成为了真正可落地,并实现“单轨制&单套制”方案的电子会计档案管理平台。
根据合思·易会档应用案例综合评估数据,企业落地并应用易会档后,业务送单预计减少80%耗时,档案获取预计减少75%人工耗时,整理核对缓解预计减少90%人工耗时,档案查找预计减少67%耗时,同时还将保证档案数据100%存储安全。通过敏捷的电子会计档案管理平台落定应用,企业在管理能效方面将获得显著提升。
02让电子会计档案真正发挥价值,这三步必须走!
企业憧憬数字化转型美好前景时,无法避免经历转型阵痛,会计档案电子化也是如此。一款拥有全链路能力支撑的电子会计档案是硬件基础之一,此外,企业上线电子会计档案前也应做好三方面准备。
一、管理对象
部分企业在上线之前没有思考好——上了电子档案之后到底要管什么,仍停留在传统纸质档案管理思维。“其实上了电子会计档案后,管理对象就是纸质档案加电子原生答案,能不打印则不打印,这个准备一定要做好。”柴晓男强调。
此前,企业在处理全量档案时,更多是聚焦于“纸质运行”,也就是“纸质单套管理”。上了电子档案之后,很多企业开始彷徨——“纸的要管,电子的也要管”,由此工作量不降反升,并出现了困惑、懈怠和放弃,甚至回归到纸质管理。
二、管理方式
部分企业在上线电子会计档案后,管理方式没有循序渐进,仍停留在传统的纸质档案管理方式,以此去应对电子会计档案上线之后“纸质+电子”混合状态的管理。
这就需要管理流程的变革。举例,此前企业在审批时,报销单封面必须人工审核,未来仅管理电子发票时,相关报销系统、费控系统需要逐渐升级,也就是通过电子会计档案会逐步推进前端业务系统变革升级。
管理方式变化过程中,需要有匹配的解决方案,例如报销单需要进行相关改造,以便于财务人员核对;在档案整理过程中,不再按照凭证凭证的时间顺序进行排列,而是按照顺序进行装订,配合档案系统进行有序组装,此时才能真正通过企业管理方式的改变,迎合并达成单轨制管理目标。
三、管理思维
这也是最核心的方面。传统纸质档案管理思维已不适应现代混合制模式下的管理方式,企业必须要做好存量档案数字化和增量档案电子化形态下的管理思维模式转变。
电子会计档案是对财务档案管理的重构,因为管理介质发生了根本变化,不能再用传统的纸质档案管理思维去管理纸质+电子并存时代下的财务档案,企业管理思路、管理方法、管理手段、管理流程以及管理工具,都要发生相应变化。
例如,在归档环节,实物档案阶段是所有人坐在一张桌子前,一张张去数、一张张去装。电子会计档案是电子化、智能化归档,线下少量必要保存原始纸质形态的实物档案仅作为“备查”,企业内部管理流程规范相应完善,形成配套的制度,电子会计档案才能更好落地。
在柴晓男看来,“部分企业将会计档案数字化的重点聚焦于全量的实物档案,这就陷入了误区。企业应将目光聚焦于电子档案的全量化,真正做到财务电子档案应收尽收,实物档案只承载备查功能。企业会计档案管理模式变革的核心,要完成 存量档案数字化和增量档案电子化的转型。业务系统把所有和财务档案有关的数据影像化,将信息整合进电子档案系统,以此夯实单轨制管理基础。如果实物档案是残缺的,电子档案又不是完整的,就无法实现存量和增量电子化,也就很难把电子会计档案落下来。”
在企业应用场景下,基于合思·易会档这一拥有全链路L4级无需报销解决方案支撑的电子会计档案产品,加之企业管理对象、管理方式、管理思维相应变革,才能真正体验电子会计档案的核心价值,做到电子会计档案全面落地应用。
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